免费oa办公系统Simple Groupware 短评

作者:mozi hihi 来源:CHINAZ源码报导 浏览: 2011-4-30 8:45:12 字号:
[摘要]Simple Groupware是一个完全开源的企业应用程序,提供功能有:电子邮件,日历,联系人,任务,带有WebDAV的文档管理,手机同步,Outlook数据同步,全文检索等50多个功能模块。
 

简介

网路时代的来临,造成人类生活的重大变迁,也快速影响众人日常所熟悉的事物。以网站为例,早期最单纯、以文字与静态图片为主的网页,如今已经成了稀有动物。现今大多数的网站不但拥有动态内容,也会提供大量的动画与图表,以便让访客前来造访网站时,可以取得最丰富的内容。这样的发展历程,其实也不过短短数年而已。 

如今网站系统的蓬勃发展,也推动了许多相关系统的开发,更造就许多新系统的出现。例如许多机关团体都有采用内容管理系统(Content Management System, CMS)的经验,期望透过内容管理系统所提供的功能,以辅助日常作业经常面临的资料处理动作。网路上可以找到的内容管理系统数量多如江河之鲫,而且大多数都能提供相当多元化的资料处理功能。不过许多内容管理系统虽然提供了相当多的系统功能,但在操作上也显得相形复杂,甚至还会因为操作上的不便,而影响一般使用者采用相关系统的信心。

或许内容管理系统便是以功能众多为其主要特色,因此无可避免地会拥有较多的资料处理功能。但功能较多的情况下,是否代表操作上一定比较复杂,倒也不是定论。只要稍微花点心思,还是能在网路上找到许多采用开放式原始码、功能众多,但操作相当简便与直觉的内容管理系统,例如以简单为名的 Simple Groupware & CMS。为了行文方便,本文接下来将以 Simple Groupware 称呼此软体。

▲Simple Groupware & CMS 的操作画面。

Simple Groupware 本身是一个企业级的群组软体,提供了大多数群组软体所必备的功能,例如电子邮件、行事历、联络人、工作排程、文件管理以及专案管理等等。虽然 Simple Groupware 是以企业级导向所设计的软体,但本身仍然采用 GPL 授权,并不因为针对的目标客户群是一般企业,便改用商用软体的发行方式。而且 Simple Groupware 本身强调所有的功能都是以开放原始码方式进行释出,也不提供商业版本。使用 Simple Groupware 并没有任何限制,不会因为使用的是免费的版本,便限制最大使用者数目,或是可在不同主机进行安装的套数等各种条件。而更加令人惊奇的是,Simple Groupware 的支援与文件也都可以免费取得,在使用上即使产生问题,也能经由这些辅助资讯取得解答。

Simple Groupware 是以 PHP 撰写而成,并采用网页模式的操作介面,本身在操作上相当简便。Simple Groupware 也整合了许多网路标准,例如 RSSiCalendar 行事历、vCard 联络人格式,再加上 IMAPPOP3SMTPCIFS 等各种不同的通讯协定,几乎是整合了所有日常作业中所需要使用的网路功能,并合而为一。如果这样的功能仍然不足以满足使用者的需求,Simple Groupware 也内建了一套名为 sgsML 的程式语言。只要了解其相关语法,便能快速建立或自定网页应用程式,并依照个人需求加以设计。

方便使用的安装程式

一般而言,选用软体系统之后,一开始多半都要担心安装相关的问题。许多网页系统都使用了自动化的安装工具,以便将安装过程的步骤简化,Simple Groupware 也不例外。大多数的网页系统,都是将安装程式内嵌于系统之中,例如在该系统的网页目录下额外建立一个取名为 install 的资料夹,进入此目录即可开始安装系统。但 Simple Groupware 则是采用安装程式与系统本体完全独立的方式进行处理。

在安装 Simple Groupware 之前,使用者只需要先行下载安装程式即可,其档案大小只有数 KB 左右。执行该安装程式后,安装程式会自动检查目录中是否有完整套件的存在。如果完整套件尚未下载,安装程式会自动从网路下载此完整套件并进行安装。虽然在安装时不需要事先下载完整套件,但如果事先完成下载动作,则在安装时需要耗费的时间会比较少。而有了安装程式的辅助,让 Simple Groupware 的安装过程变得非常容易,也可以减少许多麻烦的系统处理过程。

强大的系统功能

群组软体或内容管理系统需要提供的功能为何,可能在不同的软体系统之中有各自的定义。但无论使用的系统为何,一些基本功能都不能被排除在外。Simple Groupware 为了满足各类型使用者的需求,不但提供群组软体或内容管理系统的各种基本功能,也一并提供其他软体较为少见的操作项目。

一进入 Simple Groupware 之后,即可从画面左方得知目前系统所提供的功能项目为何。其中联络人管理、行事历、档案管理、专案管理等功能是大多数内容管理系统都会提供的功能,其操作方式也与大多数的同类型软体大同小异。除了这些基本功能以外,使用者也可以从画面中找到一些额外的进阶功能。例如在问卷调查系统之中,可以自行制作线上问卷,以调查众人对某事物的看法并进行投票。论坛功能可以作为线上讨论空间使用,使用者可以自行建立文章并阐述个人看法,其他人也能直接在文章之中与原作者进行互动。会计功能则可以针对支出、成本控管等项目进行管理,盘点功能则可以进行资产的管理工作,并以资产的所属类别、厂商等属性进行处理。而在系统管理功能方面,除了基本的使用者、群组等管理功能以外,也提供了系统备份、统计报表以及模组管理等功能,功能之多令人难以想像。

▲Simple Groupware 提供的功能种类相当多,包含常见的一般功能与一些进阶功能。

安全与简便的操作环境

由于 Simple Groupware 是一套完全使用网页介面作为使用者操作介面的群组系统,因此任何人在使用 Simple Groupware 进行操作时,只需要使用最单纯的浏览器即可进行操作,不需要使用任何特制的客户端程式。又因为 Simple Groupware 并没有使用任何特殊的技术进行系统开发,因此使用者的浏览器之中并不需要安装任何外挂程式。单纯化的作业环境,让使用者不必花费太多心思在其他不必要的软体套件之中。

除了需要的客户端软体相当单纯以外,Simple Groupware 在使用者介面上也提供了相当简洁的操作环境。Simple Groupware 大多数的操作项目都十分直觉,从各个操作选项的名称之中便可得知该项目的大致功能为何。如果对于某个项目的操作方式不太熟悉,也可以利用 Simple Groupware 本身所提供的文件进行查询,以得知更进一步的操作方式。

操作与使用 Simple Groupware 非常直觉,几乎没有学习曲线。

在一般环境的使用状况下,群组软体之中会包含许多重要资料。这些资料如果都是以明码方式进行传输,在使用上多少有一些风险存在。如果不希望传输过程中这些资料被攻击者从中截取窃听,可以使用 SSL 的通讯协定加以保护。Simple Groupware 虽然在操作上尽量以方便、简单为主要设计理念,但也相当注重安全防护方面的各种问题。完整支援 SSL 的 Simple Groupware,可以确保资料在传输过程中不至于被他人取得,以保护重要的资料。

模组化的设计方式

Simple Groupware 不但提供相当多元化的系统功能,而且大多数的功能都是采用模组方式进行设计,这意味着 Simple Groupware 可以非常容易地完成系统功能的扩充。只要 Simple Groupware 的开发团队提供了新的功能支援,即可将此功能模组加入现有的系统之中,并立即扩充系统的功能。

而在功能模组启用之后,如果发现此功能不符合需求,或是会影响到其他功能的正常执行,即可进入管理介面中将此模组加以关闭,直到检查出问题所在之后再予以开启即可。由于这种模组化设计的方式在使用上具有相当程度的弹性,因此任何人在使用 Simple Groupware 时,都可以依照个人的喜好或是需求决定 Simple Groupware 的使用方式,或是此系统的功能多寡。

模组化的设计可以提供弹性化的功能选择。

强大的管理功能

除了一般操作上的功能众多,而且使用相当便利以外,Simple Groupware 的系统管理功能方面,也可以帮助系统管理者在进行管理工作时,可以较为快速且简便的完成管理工作。在 Simple Groupware 的系统管理画面里,可以看到管理功能基本上区分为四大类,分别是系统管理、资料库管理、快取管理,以及环境设定。每一种管理类别之下都提供了许多不同功能的操作项目可以使用,在使用时可以依照欲进行的工作所属类别进行查询,找到相对应的项目之中直接执行该功能即可。

以系统管理类别为例,此处提供了使用者与群组的管理功能,也能针对电子邮件身分进行管理。而系统事件功能等于是 Simple Groupware 的记录档功能,可以查询重大事件的发生时间与详细资讯。而系统的运作统计资讯,以及系统备份、回收桶管理,也都是系统管理类别的一部份功能。Simple Groupware 甚至还在此类别之中提供线上档案管理功能,系统管理员可以直接使用网页型态的档案管理程式,进行 Simple Groupware 目录下的档案管理工作,例如复制、删除等各种档案存取功能。

管理画面中提供了相当强大的管理相关功能,可以调整系统环境至最合适的程度。

资料库管理分类之中,可以找到一些与资料库相关的管理工具。例如资料表格的最佳化、重新建立搜寻索引等功能。此外,也可以检查目前资料库的行程执行状态与相关资讯,或是查询资料库的运作现况、资料表格的大小,以及资料表格的使用情况等各种资料库相关的数据。如果想要清除系统的统计资讯、事件资讯,或是回收桶之中的资料,也可以在资料库管理分类中进行处理。

快取管理可以针对 Simple Groupware 所提供的快取空间进行管理,在使用者上传档案或是进行发送邮件等动作之后,都会在快取空间之中留下一些相关资讯。如果要清除或是查询快取空间的相关讯息,即可在此处进行相关动作。而环境设定分类之中,可以设定整个 Simple Groupware 的工作环境。例如需要修改 Simple Groupware 所建立网站的标题,或是打算变更资料库的存取帐号与资料库名称等系统设定,都可以在设定画面中找到相对应的选项,或者可以重新执行设定程式,将整个系统恢复成预设状态并重新进行初始化设定。如果系统要进行长时间的维护工作,则可以在此处将 Simple Groupware 切换成维护模式,此时便只有系统管理员可以进行相关的管理作业,其他使用者将无法登入系统。如果 Simple Groupware 推出更新版本,也可以直接在此处进行升级动作,不需要手动下载更新档案并进行相关的处理动作。

结语

在各式各样的网站系统之中,内容管理系统与群组软体一直是相当热门的应用方式之一,网路上也能找到相当多的类似软体。由于每个机关团体的需求各有不同,无法直接论定某种系统一定是最佳选择,因此在选择此类型的网站系统时,常常会面临不知道该如何进行选择的问题。

从功能上来看,Simple Groupware 的操作虽然简便,但本身所提供的功能毫不含糊,应该可以应付大多数人的使用需求。如果真要说这套系统有些什么问题,那就是支援的多国语系当中只有简体中文,而没有国人所惯用的正体中文语系。不过这样的问题只要透过自行修改语系档案即可解决,并不是太过严重的问题。

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